Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale en précise les modalités et conditions d’exonération de ces frais.
Depuis le premier confinement, la généralisation du télétravail a nécessité la mise en place de règles. Ainsi, le BOSS (Bulletin officiel de la Sécurité Sociale) a apporté des précisions et des changements de doctrine. Par conséquent, à compter du 1er avril 2021, le BOSS devient opposable à l’administration en cas de contrôle.
Il existe plusieurs types de frais professionnels :
Les frais liés au travail
D’une part, les frais remboursés au réel :
Les frais fixes et variables relatifs au local privé mis à usage professionnel au prorata de la surface
Loyer de la partie du local utilisée à titre professionnel
Taxes foncières, taxe d’habitation, assurances ou charges de copropriété
La prise en charge d’une quotte part des consommations d’électricité ou de chauffage
La mise en conformité des locaux et du poste de travail pour veiller à la sécurité du télétravailleur.
Les frais relatifs au matériel informatique utilisé à des fins professionnelles, y compris le remboursement des fournitures de bureau.
Cette liste n’est pas exhaustive et l’administration peut accepter toute autre charge en déduction à condition d’en justifier l’utilité dans le cadre du télétravail.
D’autre part, les frais remboursés de manière forfaitaire :
Le remboursement au salarié se fait alors sur la base de 10 € par mois lorsqu’il s’agit d’une journée fixe télétravaillée hebdomadaire.
En cas de télétravail irrégulier, l’indemnité forfaitaire journalière est de 2.50 € par jour (dans la limite de 55 € par mois).
Attention ! Concernant l’attribution des tickets-restaurant, le Ministère du Travail précise que les télétravailleurs doivent en bénéficier à conditions de travail équivalentes. Cependant, le BOSS n’a, quant à lui, pas pris position sur ce sujet.
Les frais liés à l’utilisation des biens personnels du salarié à des fins professionnelles
Ces remboursements de frais au réel étaient déjà admis et exclus de la base des cotisations sociales (comme la connexion internet ou le téléphone portable). Cependant, le BOSS précise les conditions d’exonération des frais professionnels sur le matériel informatique.
Si l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses supportées par le salarié, il est également possible d’opter pour un remboursement de ces frais sur la base d’une allocation forfaitaire de 50€ par mois.
Qu’en est-il lorsque l’employeur pratique une Déduction Forfaitaire Spécifique (ex Abattement) ?
Pour rappel, l’employeur reste obligé de recueillir chaque année l’accord du salarié pour l’application d’une DPS (arrêté du 20 décembre 2002 modifié art. 9).
La parution du BOSS du 1er avril 2021 apporte 2 grands changements :
Si l’employeur applique une DFS pour frais professionnels, tous les remboursements de frais, réels ou au forfait doivent être réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales. Une liste d’exception est dressée en annexe de l’arrêté du 25 juillet 2005.
La prise en charge en direct par l’employeur de certains frais est désormais considérée comme frais professionnels. Lorsque la DFS est appliquée, ils sont réintégrés dans l’assiette des cotisations (exemple : le restaurant réglé par l’employeur à son salarié).
La DFS, qui permet de diminuer la base de cotisation, est un sujet très spécifique. Souvent appliquée dans le secteur du BTP, elle est soumise à de nombreuses contraintes réglementaires que nous vous développerons dans un prochain article.
Les règles évoluent très rapidement pour s’adapter aux nouvelles façons de travailler. Notre cabinet vous accompagnera dans cette démarche afin de gagner en sérénité.