Qu’est-ce que la dématérialisation ?
C’est la suppression de vos documents « papier ». Ils sont ainsi remplacés par des documents « numériques ». La transition digitale concerne vos devis, vos bons de commande et vos factures mais aussi vos notes de service et vos bulletins de salaire.
Avant de vous énumérer les nombreux avantages, voici quelques impératifs préalables à la mise en place :
Revoir vos équipements :
doubles écrans,
scanners ;
Sécuriser vos installations et vos données :
serveur commun,
antivirus,
GED,
back-up,
sauvegarde externalisée ou délocalisée,
signature électronique,
respect de la RGPD ;
Modifier vos process organisationnels :
revue des flux d’informations internes et externes ;
Gérer la transition :
antériorité,
formation des salariés,
frein au changement.
Idéalement, faites-vous accompagner par un spécialiste qui sécurisera toutes les étapes.
Nous attirons également votre attention sur l’article 153 de la Loi du Finances 2020 (le décret n° 2022-1299 du 1/10/2022 qui a repoussé l’échéance).
L’obligation de facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA (mise en place progressive à partir de 2026).
Dématérialisation de votre entreprise : écologie et économies
Et ensuite, quels sont les avantages ?
D’une part, vous diminuez votre impact écologique :
Grâce à la digitalisation, votre entreprise témoigne d’une prise en compte de son impact écologique. Elle réduit sa consommation papier mais aussi son empreinte carbone liée à l’impression.
Mais attention : l’impact numérique sur l’écologie n’est pas à négliger.
D’autre part, vous faites des économies de frais de fonctionnement :
Gain de place lié au stockage ou au classement ;
Suppression des frais d’archivage :
sociétés spécialisées,
matériel et fournitures d’archivage ;
Gain de productivité :
rapidité des échanges
disponibilité permanente des informations ;
Enfin, vous gagnez en souplesse et en efficacité organisationnelle :
L’accès aux données quels que soient le lieu et le moment facilite la mise en place du télétravail ;
Les échanges encouragent le travail collaboratif ;
Une relation clientèle interactive ;
L’assurance de la traçabilité des échanges.
La dématérialisation, c’est l’avenir.
C’est pourquoi, les entreprises ne peuvent plus s’en dispenser et doivent s’atteler à ce sujet sans tarder pour rester concurrentielles. Au-delà de l’investissement, cette transition digitale requiert réflexion et adaptabilité. Notre cabinet est dématérialisé depuis sa création, parlons-en !
Comentarios